Privacybeleid

1. Introductie

PreCount is een product van Visma Software B.V. ("Visma", "wij", "ons"). Wij hechten veel waarde aan de privacy van onze gebruikers en verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Conform artikel 4 lid 7 AVG is de verwerkingsverantwoordelijke:

Visma Software B.V.
H.J.E. Wenckebachweg 200
1096 AS Amsterdam
Nederland

E-mail: privacy@visma.com
KvK-nummer: 33301876

3. Welke gegevens verzamelen wij

Conform artikel 13 en 14 AVG informeren wij u over de volgende categorieën persoonsgegevens:

Accountgegevens

• Naam en e-mailadres (via Google SSO)
• Organisatie/bedrijfsnaam
• Gebruikersrol binnen PreCount

Bedrijfsgegevens

• KvK-nummer en bedrijfsgegevens
• Banktransactiegegevens (via Open Banking/PSD2)
• Factuurgegevens (UBL-formaat)
• Boekhoudkundige categoriseringen

Technische gegevens

• IP-adres en browserinformatie
• Gebruiksstatistieken en logbestanden
• Sessie-informatie

4. Grondslagen voor verwerking

Conform artikel 6 AVG verwerken wij uw gegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen:

• Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b): Voor het leveren van onze boekhoudautomatiseringsdiensten
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c): Voor naleving van fiscale bewaarplicht en andere wet- en regelgeving
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f): Voor productverbetering en fraudepreventie
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a): Voor AI-gestuurde suggesties (indien apart aangevraagd)

5. AI en geautomatiseerde verwerking

Conform artikel 22 AVG en artikel 13 lid 2 sub f AVG informeren wij u over geautomatiseerde besluitvorming:

De AI-functionaliteit verwerkt transactiegegevens om patronen te herkennen en suggesties te doen voor boekhoudkundige categorisering. Conform artikel 22 lid 3 AVG heeft u het recht om:

• AI-suggesties te accepteren, wijzigen of afwijzen
• Menselijke tussenkomst te vragen bij geautomatiseerde beslissingen
• Bezwaar te maken tegen geautomatiseerde verwerking

6. Delen van gegevens

Conform artikel 13 lid 1 sub e en f AVG informeren wij u over ontvangers van uw gegevens:

• Visma-groep: Andere Visma-bedrijven voor bedrijfsvoering (verwerker)
• Cloudproviders: Vercel (hosting), Supabase (database) - beiden met verwerkersovereenkomst
• AI-dienstverleners: OpenAI (voor AI-suggesties) - met Data Processing Agreement
• Banken: Via Open Banking API's (PSD2) voor transactiedata
• Overheidsinstanties: Indien wettelijk vereist (art. 6 lid 1 sub c AVG)

7. Doorgifte buiten de EER

Conform artikel 44-49 AVG en het Schrems II-arrest (C-311/18):

Sommige van onze verwerkers zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Deze doorgiftes zijn beveiligd door Standard Contractual Clauses (SCC's) en aanvullende technische maatregelen conform de EDPB-aanbevelingen van november 2020.

8. Bewaartermijnen

Conform artikel 5 lid 1 sub e AVG (opslagbeperking) en artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen:

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Voor boekhoudkundige gegevens hanteren wij de wettelijke fiscale bewaartermijn van 7 jaar. Accountgegevens worden verwijderd binnen 30 dagen na beëindiging van uw account.

9. Uw rechten

Op grond van hoofdstuk III AVG (artikel 15-22) heeft u de volgende rechten:

• Inzage (art. 15): U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Rectificatie (art. 16): U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering (art. 17): U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens ("recht op vergetelheid")
• Beperking (art. 18): U kunt de verwerking laten beperken
• Dataportabiliteit (art. 20): U kunt uw gegevens opvragen in een overdraagbaar formaat
• Bezwaar (art. 21): U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen

Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via privacy@visma.com. Wij reageren binnen één maand conform artikel 12 lid 3 AVG.

10. Beveiliging

Conform artikel 32 AVG nemen wij passende technische en organisatorische maatregelen:

Dit omvat encryptie in transit (TLS 1.3) en at rest (AES-256), toegangscontrole op basis van het need-to-know principe, regelmatige beveiligingsaudits, penetratietests en training van personeel.

11. Cookies

Conform de Telecommunicatiewet artikel 11.7a (cookiewet):

PreCount maakt uitsluitend gebruik van strikt noodzakelijke cookies die vereist zijn voor de werking van de applicatie, zoals sessiecookies voor authenticatie. Hiervoor is geen toestemming vereist. Wij gebruiken geen tracking cookies of cookies voor marketingdoeleinden.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Significante wijzigingen worden gecommuniceerd via de applicatie of per e-mail. Wij raden u aan dit privacybeleid regelmatig te raadplegen.

13. Contact en klachten

Conform artikel 77 AVG heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

Functionaris Gegevensbescherming Visma
E-mail: dpo@visma.com

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl